Werk je als onderaannemer in de bouw, dan ken je 'btw verlegd' vast van je facturen. En daar gaat het ook het vaakst mis. Een verkeerd bedrag, een ontbrekende vermelding of verleggen terwijl het niet mag: het lijkt een detail, maar de Belastingdienst kan je er een naheffing voor sturen. In dit artikel lees je wanneer de verleggingsregeling geldt, wat er verplicht op je factuur moet, en welke vijf fouten je het beste vermijdt.
Wanneer moet je in de bouw btw verleggen?
Je verlegt de btw als je als onderaannemer fysiek werk aan een onroerende zaak uitvoert in opdracht van een aannemer. Volgens de Belastingdienst geldt de verleggingsregeling voor "fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen. Bijvoorbeeld bij bouwen, slopen, aanleggen, onderhouden, herstellen en schoonmaken." Dit speelt vooral in de bouw, de scheepsbouw, de schoonmaak en bij hoveniers.
De kern is de rolverdeling. Werk je in opdracht van een hoofdaannemer, dan breng je zelf geen btw in rekening: je verlegt de btw naar die hoofdaannemer, en hij geeft die aan in zijn eigen aangifte. Hetzelfde geldt als je personeel ter beschikking stelt aan een inlener voor dit soort werk. Let op: ook een eigenbouwer telt hier als afnemer naar wie je verlegt. Dat is een ondernemer die zonder opdracht van een opdrachtgever een werk van stoffelijke aard uitvoert, bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die voor eigen rekening bouwt.
Belangrijk om te onthouden: je blijft als onderaannemer verantwoordelijk voor de btw die je verlegt. Verleggen betekent niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken.
Wat moet er verplicht op een factuur met btw verlegd?
Op een factuur met verlegde btw reken je geen btw, maar vermeld je de tekst 'btw verlegd' plus het btw-identificatienummer van je afnemer. Dat zijn de twee vermeldingen die de Belastingdienst verplicht stelt bovenop de gewone factuureisen. De vergoeding vermeld je per btw-tarief, zoals die zou gelden als er wél btw was berekend. Een btw-bedrag zet je er niet op, want dat is nul op jouw factuur.
Concreet staat er op zo'n factuur dus:
- Je eigen bedrijfsgegevens, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
- Een uniek factuurnummer en de factuurdatum.
- Een duidelijke omschrijving van het uitgevoerde werk.
- De vergoeding (het bedrag exclusief btw), per tarief vermeld.
- De letterlijke tekst 'btw verlegd'.
- Het btw-identificatienummer van je opdrachtgever.
Twijfel je hoe je factuurregels er precies uit moeten zien? Met de gratis btw-verlegd calculator check je in een paar tellen of je moet verleggen en zie je meteen een correct factuurvoorbeeld met de verplichte vermeldingen erin.
Fout 1: toch btw factureren terwijl je moet verleggen
De meest gemaakte fout is dat je gewoon 21% btw op de factuur zet terwijl je had moeten verleggen. Dat is een dure vergissing. De btw die je onterecht vermeldt, ben je namelijk verschuldigd aan de Belastingdienst, terwijl je opdrachtgever die btw niet mag aftrekken. Je betaalt dus, en je klant heeft er niets aan.
Merk je dat je een factuur fout hebt gestuurd, corrigeer hem dan meteen. Stuur een creditfactuur voor de onjuiste factuur en daarna een nieuwe factuur met 'btw verlegd' en het btw-nummer van je afnemer erop. Los het niet op met een losse mail of een mondelinge afspraak: de administratie moet kloppend zijn.
Fout 2: verleggen terwijl het juist niet mag
Verleggen doe je alleen tussen ondernemers bij onderaanneming of personeelsuitleen. Werk je rechtstreeks voor een particulier, of ben je zelf de hoofdaannemer richting de eindklant, dan verleg je niet en factureer je gewoon met btw. Voor schilder-, stukadoors- en behangwerk aan woningen die ouder zijn dan twee jaar is dat het lage tarief van 9% op arbeid. Voor de meeste andere klussen geldt 21%.
De regeling kent bovendien uitzonderingen waar veel vakmensen overheen kijken. Verleggen mag niet bij ontwerpwerk door bijvoorbeeld architecten en tekenaars, niet bij bewaking en verhuur, en niet bij werk dat je geheel of grotendeels, dus voor meer dan de helft, in je eigen werkplaats uitvoert. Maak je iets op maat in je loods en monteer je het alleen op locatie, dan valt dat er dus buiten. Verleg je in zo'n geval toch, dan klopt de factuur van je opdrachtgever niet en loopt hij vast bij zijn eigen aangifte.
Fout 3: de verplichte vermelding vergeten
Een factuur zonder 'btw verlegd' of zonder het btw-nummer van je afnemer voldoet niet aan de eisen. Het gaat om beide vermeldingen: de tekst én het nummer. Ontbreekt er een, dan is de factuur formeel onjuist, en dat geeft gedoe zodra de Belastingdienst meekijkt bij jou of bij je opdrachtgever.
Let daarbij ook op dat je het btw-nummer van de juiste partij gebruikt: dat van de afnemer aan wie je verlegt, niet dat van jezelf en niet dat van de uiteindelijke opdrachtgever verderop in de keten. Werk je vaak voor dezelfde aannemer, leg zijn btw-identificatienummer dan vast in je facturatiesysteem, zodat het nooit meer ontbreekt of verkeerd wordt overgetypt.
Fout 4: verlegging verwarren met de kleineondernemersregeling
De verleggingsregeling en de kleineondernemersregeling (KOR) zijn twee losse dingen die vaak door elkaar worden gehaald. Verlegging bepaalt wie de btw aangeeft. De KOR bepaalt of je zelf btw in rekening brengt en of je btw mag aftrekken. Ze staan volledig los van elkaar.
Dat onderscheid raakt je portemonnee. Doe je mee aan de KOR, dan mag je geen btw meer terugvragen, ook niet de voorbelasting op je materialen en kosten. En juist als onderaannemer die veel verlegt, krijg je normaal gesproken vaak btw terug, omdat je zelf geen btw int maar de btw op je inkoop wel aftrekt. Voor een vakman die veel materiaal inkoopt kan de KOR daardoor ongunstig uitpakken. Reken dat door voordat je je aanmeldt, en overleg zo nodig met je boekhouder.
Fout 5: de omzet verkeerd in je btw-aangifte zetten
Verleg je btw, dan geef je die omzet in je aangifte op bij rubriek 1e: 'Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast'. Je vult daar de vergoeding in, zonder btw-bedrag. Je voorbelasting op materialen en kosten trek je gewoon af zoals altijd. De hoofdaannemer geeft aan zijn kant de verlegde btw aan bij de verleggingsregelingen binnenland en trekt die waar mogelijk als voorbelasting weer af.
Een veelgemaakte slordigheid is dat verlegde omzet helemaal buiten de aangifte blijft, of in de verkeerde rubriek belandt. Je bent nul btw verschuldigd, maar de omzet moet wel zichtbaar zijn. De meeste boekhoudpakketten hebben hier een aparte btw-code voor. Gebruik die consequent, dan rolt het bedrag vanzelf in de goede rubriek.
Zo houd je je facturen kloppend
Btw verleggen is geen ingewikkelde regeling, maar hij vraagt om precisie op de factuur. Onthoud de drie basisvragen: werk ik als onderaannemer voor een aannemer of eigenbouwer (verleggen), of rechtstreeks voor een particulier (gewoon btw), en staan 'btw verlegd' plus het btw-nummer van mijn afnemer erop? Zit dat goed, dan voorkom je de meeste naheffingen.
Correct factureren begint bij een duidelijke offerte, waarin je vooraf al aangeeft hoe je met de btw omgaat. Hoe je zo'n offerte opbouwt, lees je in de perfecte offerte in de bouw. En twijfel je bij een concrete klus of je moet verleggen en hoe je factuur eruit moet zien, loop het dan even na met de btw-verlegd calculator. Bij een lastige situatie blijft je boekhouder of de site van de Belastingdienst het laatste woord. Dit artikel geeft algemene informatie en is geen belastingadvies.
